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监理通知单常见使用误区有哪些?如何写好监理通知单?

本文来源:365bet官网地址集团 发布日期:2018-05-11 14:44
  监理员的工作内容很多很杂,其中写好监理通知单,并且娴熟、规范、有效地使用监理通知单非常重要,不仅体现监理员的职业素质,也反映了监理员所在的监理单位的监理能力。有很多监理员写不好监理通知单,内容不规范,这样的后果就是会让工作人员陷入使用误区,比如以下几点,那如何才能写好监理通知单?听小编慢慢道来!
  1 监理通知单常见使用误区
  1.1流于正面说教的“万能”通知单
  甲级监理企业的人员发现一些监理通知单不是针对性地指出问题,而是空洞无物地原则说教。例如“要按设计图纸、规范标准施工”、“要加强质量自检、及时报验资料”、“增强安全意识、提高管理水平”等。对方看了并不知道问题出在哪里,该怎样整改。这样的通知单可以“永远有效”地用于任何一个工程项目、任何一个施工单位,实际作用几近于零。
  甲级监理企业人员认为,这种写了具体问题,却没有发现的问题的做法,是一种形而上学、逃避问题的“懒汉”做法。还有少数监理人员不愿指出问题是碍于“情面”,怕施工方说自己“挑剔”等,便不疼不痒地“挠”一下。
  1.2 含糊其辞的“迷宫式”通知单
  甲级监理企业的人员见过一份监理通知单写道:“铝合金窗框安装连接片间距1m;连接片钉在砖上。”看了使人丈二和尚摸不着头脑,仔细品读可能是连接片间距过大,而且不应钉在砖上。这类通知单使人家读了弄不清监理反对什么、要求什么。正确的写法应是“塑钢窗框固定片间距1m过大, 规范为不超过0.6m;也不应钉在空心砖墙上。”这种内容含糊、令人费解的通知单被施工方搁置,耽误问题的及时整改。
  1.3细致入微的“图解式”通知单
  有的通知单在指出问题时写道:“2#楼5层南面东数第六个塑钢窗下面第一个窗扇拉手损坏 ”;再如“10号楼3轴~4轴与M轴~N轴基础梁JL3西支座缺少一根加筋”。这样写法不无“迂腐”。有人主张“监理通知单一定要把质量缺陷所在的具体位置写清楚,便于施工方整改。”但甲级监理企业人员认为,只能相对而言,以指出问题所处的大致方位、便于领会为准,实无必要作“瞎子摸象”式的引导。因为后者不仅啰嗦,也容易使施工单位产生依赖习惯,放松自己的责任。
  1.4  “穿靴”“戴帽”的“八股式”通知单
  有人编写监理通知单,每次都在开头重复几句话:“你部承担施工的什么工程项目目前正在进行什么阶段或部位施工,最近监理人员在巡视检查中发现了以下几个问题和质量缺陷”;结尾处写道:“以上问题多么重要,希翼引起高度重视,认真检查、负起责任,迅速研究采取措施予以整改”等等。这些“穿靴”“戴帽”的套话、絮语既占篇幅又费时间,最好不写或少写。因为人们读这类通知单会养成习惯,跳过“靴”“帽”直奔主题。
  1.5  横眉冷对的“火药味”通知单
  有的监理人员工作不顺或与施工单位关系紧张,试图教训对方,便产生了“火药”通知单。用语不掂分量、不讲分寸,“上纲上线”、一通训斥,诸如“管理混乱、态度恶劣”、“三令五申、屡教不改”、“胡搅蛮缠、无理取闹”等;说到管理人员则是“工作不力、素质低下”、“玩忽职守、严重失职”等。这些语言不是绝对不能用,如果发生了重大责任事故,或个别管理人员犯了性质严重的错误,可以适当使用。但一般情况慎用,容易败事伤人、欲速不达。大家的目的是摆事实、讲道理解决问题,不是为了激化矛盾。
  1.6  行文潦草的“劣质”通知单
  有些通知单写得歪歪扭扭、勾划涂改;错字别字、语病丛生;有的不会使用专业术语;有的撇开规定的基本式,去掉“事由”、“内容”等栏头文字,或随意将其合并。这些“小学生作文”式的监理文件发下去,一眼便可看出编写者的学历程度、文字水平和办事能力。无形中使人低看监理班子,实在应当注意避免。
  2  监理通知单的写作要求与注意事项
  (1)内容准确。首先要有明确的针对性,指出问题开门见山,不要“弯弯绕”。使用原则性的话要得当、适度,切忌堆积。其次是通知单指出问题要实事求是、有根有据。施工单位对监理所谓“夸大事实”特别敏感,容易纠缠、扯皮、产生摩擦。笔者主张纠偏类通知单指出偏差时尽量只定性、少定量,力求使用“部分”、“少量”、“有的”、“一些”、“比较”、“大约”等模糊语言,不必太精准,应以整改和解决问题为主要意图。根据研究,模糊语言在社会交往活动中具有概括、丰富、高效的特点,可以使人们彼此之间迅速沟通、达成默契。
  (2)态度严肃。敢于直面事实、揭露问题,而不是隐隐约约、顾及情面。通知单使用频次要掌握尺度,该发就发,但不要滥发。有的监理人员事无巨细、频繁下发通知单,反而使对方滋生“抗药”性、效果下降。还有人认为问题已经整改就不必再发通知单,这种看法值得商榷。监理通知单的基本用途一是整改指令、二是归档资料。档案作为一种有价值的历史记录保存下来,其意义在于“曾经发生过”。因此全国监理培训教材要求:监理工程师各项指令都应是书面的方为有效,如因时间来不及可下发口头指令,要及时转化为书面文件。对于通知单已经发出但没有整改、要不要再发的问题?
  甲级监理企业人员认为,再发是必要的,但针对同一问题的通知单不要超过两次,有利于维护监理通知单的权威性和有效性。如两次仍没有解决问题,要改变方法和手段,如约谈施工项目经理、利用工地例会,或采取经济措施解决。
  (3)适时产生。传达类通知单应在对施工方和现场情况进行综合、分析之后发出;约束类通知单应在施工方相关行为发生过程中发出;纠偏类通知单应在施工偏差发生后、隐蔽前或下一道工序开始前发出。有的通知单虽已发出但种种原因受文方没有签收,如发生矛盾纠纷,则应以“签收生效”的原则处理。但被施工方无理拒收的通知单则应以监理方送达时间为生效时间。安全隐患特别是重大安全隐患通知单,必须“发、签”同步,避免先发文、再补签的做法。
  (4)简明扼要。行文要言简意赅,多数情况下一份通知单应在300~400字左右,最多不超过500字;涉及问题不要超过4个,最佳为2~3个。一位哲人说:简练是才能的“姊妹”。把纷繁的问题运用简明扼要的语言表达出来,不但让人清楚明白,还有利于调动、发挥人的主观能动作用去积极整改。
  (5)行文规范。有条件的应实行计算机辅助管理,运用word文档打印监理通知单。编写通知单不要以蹩脚的俗话代替专业术语。如手写成文则要字迹工整、句子通顺、意思清楚、形式规范。监理工程师通知单中的“事由”即主题词,相当于标题,使人看了先知梗概,是规范行文的通行做法。主题词要概括精炼、一目了然,一般10几个字即可,最多不超过20字。“内容”栏下要写问题、部位、依据等。不要在正式发出的通知单上修改,在底稿上反复改好、该成熟了再誊抄、核对、签章发出。

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